Cerca nel blog

lunedì 20 maggio 2013

Come organizzare i file sull'hard disk in un foglio di lavoro Excel (e trovare rapidamente quello che cercate)

Situazione di partenza: nel corso degli anni ho raccolto un certo numero di PDF che mi interessa consultare ogni tanto. Il problema è però che i nomi dei file non seguono una sintassi comune: essendo stati creati da persone differenti, hanno nomi organizzati in modi differenti. 

Sono file di brani musicali, rigorosamente di pubblico dominio, il cui nome contiene tipicamente il compositore, il titolo e altre informazioni variabili.... Troppo variabili. 

Dato che i file sono davvero tanti, a volte trovare ciò che si cerca o semplicemente sapere se si ha un dato brano diventa un mezzo incubo. È vero che esiste la funzione Trova di Explorer, ma è molto lenta e i risultati vengono elencati a volte in modo che non sono facilmente utilizzabili. 

Decido quindi di utilizzare un foglio elettronico, in questo caso Microsoft Excel. I fogli elettronici, infatti, contengono numerose funzioni di filtro che rendono più facile la ricerca di testi e valori. I fogli elettronici sono fatti per i calcoli, è vero, ma su "piccoli" numeri di dati (diciamo sino a poche DECINE DI MIGLIAIA) sono più pratici dei database, che richiedono a volte anche nozioni di programmazione SQL.

Vediamo adunque come si fa.

Per prima cosa entro nella cartella in cui custodisco i file, e utilizzo (per la prima e unica volta in tutto questo HowTo) la funzione Trova. 

I file PDF, infatti, sono parzialmente ordinati in cartelle con il nome del compositore. Ma alcuni file di un dato autore possono anche essere fuori, nella cartella principale, che nel mio caso si chiama "Musica a stampa e MIDI". Quindi, per bypassare il problema di guardare dentro le cartelle, uso la funzione Trova per elencare tutti i file PDF.

E infatti utilizzo proprio la chiave di ricerca "PDF".
 
Facendo clic sull'immagine, si dovrebbe riuscire a vederla ingrandita... 

La funzione trova è la casella in alto a destra: scrivo la chiave di ricerca, in questo caso PDF, e la funzione mi elenca nella finestra sottostante tutti i file il cui nome (anche nell'estensione dopo il puntino) contiene la parola "PDF". In questo modo, nel mio caso, evito di caricare i file MIDI, i file di Finale, quelli di Sibelius, ecc.

Una volta che la funzione Trova ha fatto il suo dovere (fatevi un caffè, possono volerci diversi minuti), ho un elenco di file PDF, con a destra il percorso di ricerca in cui tali file si trovano SUL MIO HARD DISK. 


Facendo clic sull'immagine, si dovrebbe riuscire a vederla ingrandita...

Attenzione, perché da questo punto in avanti inizia il vero e proprio Kung-Fu.

Per prima cosa, premete insieme i tasti CTRL+A per selezionare tutti i file che avete "filtrato" con la funzione Trova.

L'elenco dei file passa in quel colore azzurrino in cui è visualizzato anche nelle mie immagini più sopra. Tutti i file sono selezionati.

Dopodiché premete il tasto Shift (o Maiusc, a seconda della tastiera che avete) e contemporaneamente fate clic con il pulsante destro del mouse sull'elenco dei file.

Viene visualizzato un menu contestuale. Cercate l'opzione "Copia come percorso" e fate clic su tale opzione con il pulsante sinistro del mouse.

L'elenco dei file è ora salvato negli "Appunti" di Windows. Attenzione che anche in questo caso possono volerci diversi secondi o addirittura minuti nei sistemi più lenti.

Aprite una nuova cartella di Excel, andate nella prima cella in alto a sinistra e premete la combinazione di tasti CTRL+V (o qualsiasi altra variante del comando "Incolla".

Come d'incanto, l'elenco dei vostri file verrà copiato in Excel. Salvate la cartella di lavoro con un nome evocativo (io ho scelto AAAAMMGG Music List, in modo da salvare eventualmente altre versioni con la data in cui le genererò).

Adesso viene il bello. Avere l'elenco così è utile, perché la ricerca diventa, in Excel, molto più facile. Ma una volta trovato un file che mi interessa, dovrei comunque andare in Esplora Risorse e seguire il percorso indicato sino alla cartella in cui si trova il PDF dei miei desideri. Spreco di tempo e tedio diventano inevitabili.

Per evitare tanta noia, ecco come si può fare.

Innanzitutto, sfoltiamo: all'inizio di ciascun percorso in ogni riga del foglio di lavoro, compaiono sempre gli stessi nomi: nel mio caso C:\Utenti\Marco\Musica a stampa e MIDI\.

Scegliete la funzione "Trova e sostituisci". Nella mia versione di Excel si trova in alto a destra


La funzione che ci interessa è la seconda. Fate clic su Sostituisci e verrà visualizzata la finestra di ricerca e sostituzione.

Scrivete nella prima casella d'immissione Trova il testo da "togliere" all'inizio di tutte le righe.


Lasciate vuota la casella Sostituisci con.

Fate clic sul pulsante Sostituisci tutto.

Il testo ripetitivo all'inizio delle righe scomparirà, lasciando solo le parti "variabili" dell'elenco dei file.

A questo punto, se tutto è come volete, salvate nuovamente il file (gli avevate dato un nome evocativo?).

Ora viene il davvero bello.

Per cominciare, e per capirci qualcosa di più, selezionate la colonna in cui avete copiato i dati (lo sapete che basta fare clic sull'intestazione, vero?) e usate la funzione di adattamento della larghezza. Nella mia versione di Excel, anche questa è a destra:


Fate clic su Adatta larghezza colonne. La colonna si allargherà parecchio, ma tanto non si paga a metro.

Ora fate una copia della colonna selezionata, ad esempio facendo CTRL+C e poi facendo CTRL+V nella seconda colonna a destra.

Vi trovate ora con due colonne uguali (per semplicità, diciamo la colonna A e la colonna C).

Tra le due colonne con i dati deve rimanere una colonna vuota: in questo caso la colonna B.

Avrete la colonna A con i dati, la colonna B vuota e la colonna C di nuovo con i dati, uguali alla colonna A.

Seguitemi, c'è del metodo nella mia (apparente) pazzia.

Selezionate la prima cella della colonna B, la cella B1 e scrivete "=" (senza le virgolette). State dicendo a Excel che quella che segue è una funzione. Dopo il segno di uguale, cominciate a scrivere CO, dovrebbe comparire il menu in cui scegliere una delle funzioni che iniziano con "CO". 


Scegliete COLLEG.IPERTESTUALE. Se non usate il menu e scrivete tutto il nome a mano, va bene lo stesso. Curate solo che immediatamente a destra del nome della funzione compaiano due parentesi, così: COLLEG.IPERTESTUALE(). È il posto in cui si scrive l'argomento della funzione, ovvero dove si trovano i dati che la funzione deve elaborare.

Nel nostro caso, l'argomento è semplicissimo. Si tratta del nome della cella subito a destra. Se avete inserito la funzione nella cella B1, l'argomento è C1.

Dovete quindi ottenere, nella cella B1, questa scritta:

=COLLEG.IPERTESTUALE(C1)

Quando uscite dalla cella B1, premendo Invio o facendo clic su un'altra cella, nella cella B1 stessa compaiono i dati della cella C1, ma in colore blu come i normali link o collegamenti ipertestuali di Internet.

La cosa interessante è che, se con il mouse fate clic su questo collegamento, Excel va a cercare il file sul disco e vi propone di aprirlo.

O meglio: se nella riga c'era il percorso di una cartella sul disco, Excel vi apre la cartella e potete scegliere il file desiderato. Se nella riga c'era il percorso di un file vero e proprio, Excel apre il file, con le solite raccomandazioni relative al fatto che i file da collegamento ipertestuale possono essere pericolosi, ecc. 

A questo punto, non resta che applicare la magia a tutti i percorsi della colonna C.
Fate clic sulla casella B1, stando attenti a mettere il cursore in un punto della cella dove venga visualizzato il puntatore a "croce". Se il puntatore è a "dito puntato" e voi fate clic, viene aperto il file e non selezionata la casella.

Quando la casella è selezionata, sfiorate con il mouse il minuscolo quadratino nero in basso a destra della cella. Quando il puntatore del mouse diventa un "+" fate clic con il pulsante sinistro del mouse e mantenete premuto. Trascinate verso il basso sino all'all'altezza dell'ultima riga in cui, nelle colonne A e C ci sono dati. Rilasciate il pulsante e nella colonna B compariranno i collegamenti ipertestuali ai vostri file.

A questo punto:

  • Avrete tre colonne: la A con il percorso e il nome del file; la B con il collegamento ipertestuale. La C, di nuovo con il percorso e il nome del file.
  • Potete modificare il nome del file nella colonna A per renderlo più comprensibile o assegnare a tutti i vostri file una sintassi uniforme (es. Compositore - Titolo - Organico.pdf)
  • Potete anche aggiungere altre colonne a sinistra della A per separare le "generalità" dei file. Ad esempio una colonna per il compositore, una per il titolo, una per l'organico, ecc. Ciò potrebbe essere utile per ricerche molto "raffinate" o per ordinare in vari modi i dati delle righe.
  • NON modificate la colonna C, perché i collegamenti ipertestuali della colonna B "guardano" nella colonna C stessa per sapere dove si trovano i file. Se modificate la colonna C, non troverete più automaticamente i vostri file.
  • Potete utilizzare le smisurate potenzialità di Excel per utilizzare i vostri dati come meglio credete.
Quanto descritto funziona, per la versione di Excel in italiano e Windows7. Per altre versioni di Windows e/o Excel, dovrete naturalmente apportare i necessari adeguamenti.

Buona biblioteca!